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Version: Excel 2007, 2003, 2002/XP, 2000
Wer schon mal eine Geburtstagsliste im Excel erstellt hat kennt das Problem: Das Sortieren nach Namen oder Geburtsjahr geht einfach. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, das Alter zu errechnen oder das Geburtsdatum nach Monaten zu sortieren.
Aktuelle Geburtstage farblich hervorheben
Beim Einsatz von Excel 2003, 2002/XP und 2000 gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Markieren Sie die Zellen, in die Sie die Geburtstage eingegeben haben.
- Wählen Sie das Menü Format - Bedingte Formatierung.
- Markieren Sie in der ersten Dropdown-Liste den Eintrag "Formel ist".
- Geben Sie die folgende Formel ein (ersetzen Sie dabei A1 durch die Adresse der ersten markierten Zelle mit Geburtsdaten):
=HEUTE()-DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(A1);TAG(A1))=0
- Klicken Sie auf Format und legen Sie die Formatierung fest, mit der ein anstehender Geburtstag hervorgehoben werden soll, beispielsweise ein roter Zellhintergrund (Registerkarte: Ausfüllen).
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit Ok und verlassen Sie das Dialogfeld "Bedingte Formatierung".
In Excel 2007 wurden die Funktionen zur bedingten Formatierung erweitert und geändert. Hier gehen Sie folgendermaßen vor:
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Markieren Sie die Zellen mit den Geburtstagen.
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Klicken Sie auf Start - Bedingte Formatierung - Neue Regel.
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Markieren Sie unter Regeltyp auswählen den Eintrag "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden".
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Geben Sie die folgende Formel in das Feld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist ein (ersetzen Sie dabei A1 durch die Adresse der ersten markierten Zelle mit Geburtsdaten):
=HEUTE()-DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(A1);TAG(A1))=0
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Klicken Sie auf Formatieren… und legen Sie die gewünschte Formatierung für die anstehenden Geburtstage fest.
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Bestätigen Sie mit Ok.
Unabhängig von der Excel-Version genügt es jetzt, die Geburtstagsliste einmal am Tag aufzurufen. Die hervorgehobene Markierung zeigt automatisch, welchem Kunden, Freund oder Verwandten Sie heute gratulieren müssen. Sie können diese Technik noch erweitern, wenn Sie beispielsweise drei Tage vor dem Geburtstag vorgewarnt werden möchten. Fügen Sie dafür der o.g. Formel ein weiteres Kriterium hinzu und wählen Sie eine andere Formatierung aus (beispielsweise einen grünen Hintergrund). Die Formel sieht dann so aus:
=HEUTE()-DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(A1);TAG(A1))=-3
Sortieren nach monatlicher Reihenfolge
Möchten Sie die Liste so sortieren, dass die Geburtstage in der monatlichen Reihenfolge angezeigt werden, können Sie sich mit einer Zusatzspalte behelfen. In dieser Spalte berechnen Sie mit der folgenden Formel das Geburtstagsdatum im aktuellen Jahr:
=DATUM(JAHR(JETZT());MONAT(A1);TAG(A1))
Ersetzen Sie dabei A1 wieder durch die Zelle mit dem ersten Geburtstag. Kopieren Sie die Formel in die übrigen Zeilen der Spalte. Führen Sie dann eine Sortierung (aufsteigend) nach dieser Spalte durch. Sollte Sie diese Spalte stören, können Sie sie ohne Folgen ausblenden – setzen Sie den Cursor auf den Spaltenkopf, drücken Sie die rechte Maustaste und klicken Sie auf den Befehl Ausblenden. Das Einblenden der Spalte erreichen bei Excel 2007 am einfachsten über Start - Format - Sichtbarkeit: Ausblenden & Einblenden. Klicken Sie im aufklappenden Untermenü auf den gewünschten Befehl.
Es gibt noch eine interessante Lösung: Erstellen Sie eine Zusatzspalte, in der für jede Person jeweils der nächste Geburtstag berechnet wird. Wenn der Geburtstag im aktuellen Jahre bereits war, wird also der Geburtstag des nächsten Jahres berechnet. Nach dem Sortieren der Liste in aufsteigender Reihenfolge wird der nächste anstehende Geburtstag oben stehen.
Die Formel dazu sieht folgendermaßen aus:
=WENN(DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(A1);TAG(A1))<HEUTE();DATUM(JAHR(HEUTE())+1;
MONAT(A1);TAG(A1));DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(A1);TAG(A1)))
Berechnung des Alters
Fügen Sie der Tabelle eine weitere Spalte, z.B. mit der Überschrift Alter hinzu. Setzen Sie den Cursor in die erste Zelle der Spalte und geben Sie folgende Formel ein (ersetzen Sie dabei A1 durch die Adresse der ersten markierten Zelle mit Geburtsdaten):
=GANZZAHL((HEUTE()-A1)/365,25)
Kopieren Sie diese Formel wieder in die restlichen Zellen der Spalte. |
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